Melhore o desempenho do seu VoIP com esses passos

VoIP

O sistema VoIP, como o oferecido pela Avoip, é uma forma de comunicação simples, econômica, vantajosa e segura quando é comparado a telefonia comum, por esses motivos esse sistema tem sido buscado por muitas empresas. Como toda tecnologia, o VoIP não é perfeito. Existem alguns problemas relacionados a qualidade de voz que esse sistema traz, devido ao seu uso ser feito através da internet. Mas não se preocupe vamos te mostrar formas de solucionar qualquer problema relacionado a qualidade do VoIP. 

O que é o VoIP?

Voip é uma sigla para Voice Over Internet Protocol, traduzindo quer dizer Voz sobre protocolo de Internet também conhecido como Telefonia IP. 

Voip é uma tecnologia que utiliza a internet para fazer chamadas telefônicas. A voz é transformada em dados e enviada como se fosse um arquivo para o computador do destinatário, após chegar se torna novamente em ondas sonoras. 

Como funciona a chamada VoIP?

Quando acontece uma ligação através do VoIP a sua voz é transformada em dados, esses dados são fragmentados, chamamos esse fragmento de Pacote de voz, esse pacote de voz é transferido através de linhas de internet diferentes tornando a chamada eficiente. 

Após os dados chegarem nos destinatários eles são transformados novamente em voz para que seja compreendimento, esse processo é feito em milissegundos. 

Problemas mais comuns no VoIP

Entendemos que ecos, ruídos e falhas podem acabar afetando a sua comunicação com o cliente, e para evitarmos isso, devemos mostrar os tipos mais comuns de erros no VoIP, após isso te apresentaremos as melhores soluções. 

Ecos 

Se você já passou pela situação de receber a resposta do cliente com atraso de voz, ou se a ligação tinha aquelas lacunas de silencio desconfortáveis, você já passou pelo problema de “Eco na ligação”. Esse problema não acontece pela qualidade de voz, mas acontece pelos intervalos irregulares que a voz é transmitida. O problema disso é que quem ligou e os atendentes se interrompem constantemente, pois observam uma oportunidade de falar toda vez que a chamada fica com lacunas de silencio. 

Falhas 

Esse problema ocorre quando a ligação tem interrupções no áudio. O áudio chega incompleto ou com partes cortadas ou puladas, causando grande constrangimento entre cliente e atendente. 

Esse problema ocorre quando um pacote chega à frente de outro ou quando esses pacotes não são identificados. 

Quedas 

O mais temido de todos é a queda, responsável por não permitir que a ligação aconteça. Isso acontece quando o pacote não chega, independentemente de ser apenas um fragmento, se um pacote não chegar à transferência não acontece.

Como resolver os problemas comuns

Um motivo muito comum nesses casos é a qualidade de internet usada em sua empresa ou casa, mas não é o único motivo, outro motivo pode ser a má gestão de sua internet. Neste caso você é o responsável por identificar o problema. 

Primeiro busque saber se o problema é constante ou acontece apenas nos momentos em que você está utilizando a internet. 

Se o problema ocorre apenas quando existe um grande uso de rede indicamos para você a configuração do QoS (Qualidade de Serviço), isso é uma programação em seu moldem que pode ser usada para melhorar a sua comunicação. 

Para configura-lo indicamos que peça para seu técnico de informática ou provedor de internet fazer a configuração em seu moldem, é uma configuração básica que vai pegar todo o seu pacote e vai separar uma porcentagem apenas para o uso de telefone. 

Dessa forma por mais que o uso da sua internet seja extremo, não haverá interferência na ligação, pois sua internet vai estar sendo separada e usada corretamente. 

Se mesmo com a configuração QoS os problemas continuarem ocorrendo, cabe a você avaliar se você deve aumentar a capacidade deu sua banda larga contratando o pacote maior, no VoIP é aconselhado que você tenha 15mb mínimos para ter uma telefonia estável. 

Outras soluções do VoIP

Evite interferências 

Se você possui um telefone com a frequência de Gigahertz (GHz) mais alta pode ocorrer interferências. Indicamos que sempre use o telefone de 2,4 GHz este tipo de frequência tem um alcance maior e um pouco mais lento do que o tipo de 5,8 GHz que possui menos alcance, porém entrega mais rápido. 

Você também pode usar as duas frequências simultaneamente podendo organizar demandas especificas para cada uma. 

Invista em fone 

A infraestrutura por mais que não seja uma parte principal do VoIP é importante para um funcionamento regular e agradável. Se você possui um fone de má qualidade e deseja uma qualidade de voz excelente, sinto em dizer, mas não vai dar certo, é necessário que você possua um fone de qualidade para obter uma chamada de qualidade. 

Então não economize em infraestrutura por mais que ela não seja a parte essencial para o VoIP. 

Roteador 

Se você possui todos os outros requisitos e acaba perdendo qualidade na ligação vale citar que existe roteadores que podem ser otimizados para o uso do sistema VoIP, esses roteadores são capazes de suportar uma maior quantidade de uso simultâneo. 

O mais indicado é o roteador especifico para o VoIP, esse roteador tem uma vantagem, sempre que possível ele irá priorizar o VoIP e suas chamadas no pacote de internet. 

Se você faz home office voltamos a citar a configuração QoS que tem o potencial de ser configurado em seu roteador particular para definir uma capacidade única para seu sistema VoIP. 

Evitar o WiFi 

O WiFi não é projetado para uso de chamadas, ele pode ser muito inconstante e instável, indicamos um aparelho cabeado, pois dessa forma você possuí segurança de chamada com qualidade. Outro problema é que devem existir uma infinidade de aparelhos conectados ao WiFi com seu sistema VoIP, dessa forma ele irá disputar banda larga com outros usuários. 

Reduza o uso de internet 

Uma solução rápida é limitar o uso de internet em quanto está usando o sistema VoIP, para que isso aconteça você precisa simplesmente fechar o máximo de abas em segundo plano nos aparelhos que utilizam a mesma rede, depois disso você ainda pode diminuir o fluxo de downloads. Assim você não precisa contratar mais planos de internet e possui uma telefonia de qualidade estável. 

Monitore suas chamadas pelo VoIP

Nós aqui da Avoip disponibilizamos um recurso muito importante para sua empresa e é gratuito, se trata da Gravação de chamadas, este recurso te possibilita ter acesso a sua ligação depois de ter sido encerrada. 

Com isso você pode monitorar as ligações para ver se a algo que está trazendo ruído ou desconforto na ligação, você pode identificar e analisar problemas que passaram despercebidos durante a ligação. 

Conclusão

Percebemos que todas as tecnologias possuem seus contras, e por mais que existam no VoIP eles podem ser solucionados com êxito em poucos passos, basta você estar atento a como tem sido suas chamadas e buscar resolver os problemas com esses passos, caso eles não se resolvam é necessário acionar o suporte do provedor. 

A Avoip tem o maior prazer em te ajudar com um suporte dedicado e excelente, buscamos te ajudar com uma telefonia econômica e segura, quer saber mais? Acesse nossos planos. 

O que é call center ativo e receptivo?

call center ativo e receptivo

Telemarketing é usado por inúmeras empresas, sejam grandes ou pequenas, o telemarketing (profissão exercida por call centers) agrega muito valor por ser popular e ser um canal seguro para clientes, porém não é apenas isso, caso queira saber mais sobre o telemarketing acesse no artigo no blog. 

Muitas empresas apenas conhecem o nome telemarketing, mas não conhecem as diferenças entre os call centers. 

Como assim? Existem dois tipos de call centers, o receptivo e o ativo, sendo os dois profissionais de telemarketing, porém com funções diferentes. 

Qual a diferença entre call center receptivo e ativo?

No telemarketing ativo o profissional entra em contato os cliente e leads para oferecer produtos, serviços ou criar um relacionamento com objetivo final na venda e fidelização do cliente. 

Já o telemarketing receptivo o call center da empresa recebe a ligação de clientes em potencial ou de “clientes da casa”. 

Por que é importante saber a diferença entre um e outro? 

Para construir estratégias assertivas e soluções mais eficazes, que vão tornar a satisfação do cliente muito maior e positiva para sua empresa. 

Quer saber mais? Continue lendo que vamos mostrar mais detalhes sobre o call center ativo e receptivo. 

O que é call center receptivo?

Como dito acima, o atendimento receptivo ocorre quando o cliente liga para você por “x” fatores como: solicitação de suporte, efetuar uma compra, tirar dúvidas, fazer uma reclamação. 

Como é o cliente que efetua a ligação, ele vai estar disposto a ouvir a resposta que você tem para dar a ele, seja resposta de informações, valores, suporte e outras. 

Quando se trata de uma ligação feita para solicitar o suporte ou resolver algum problema, esse cliente pode estar estressado, nesses casos é necessário que o profissional mantenha a calma e siga o treinamento oferecido pela empresa. 

Sim, você precisa ter um profissional treinado, treinado para ter paciência, empatia e saber o necessário para dar um suporte de qualidade, ou seja, ele deve conhecer o produto ou serviço que sua empresa oferece. 

Também é bom que ele sempre esteja atualizado sobre mudanças, para não ocorrer que mensagens desatualizadas sejam passadas para seus clientes. 

Além de se possível, sempre estar melhorando o processo de atendimento, isso pode ser feito com ferramentas, estratégias e outros facilitadores para call centers. 

A grande vantagem de possuir esse tipo de atendimento, é ter um canal de relacionamento muito utilizado e direto com o cliente, dessa forma ganhando a confiança de muitos clientes. 

Você disponibiliza uma ferramenta de atendimento eficaz e segura para as pessoas que ainda não se acostumaram ou não utilizam outros canais de atendimento. 

O que é call center ativo?

O call center ativo é responsável por uma parte importante da empresa, a captação de leads ou resgate do mesmo. 

Esse profissional liga para os possíveis clientes ou interessados antigos que ainda podem estar à procura do seu serviço/produto. 

Ou seja, esse profissional pode ser o primeiro contato de sua empresa com o cliente ou até mesmo ser a única forma de conhecimento que seu cliente pode ter sobre sua empresa. 

E como sabemos “a primeira impressão é a que fica”. 

Se seu call center agir de forma desrespeitosa é bem provável que o cliente ache sua empresa desrespeitosa e vice, e versa. 

Percebe a necessidade de você gerenciar e treinar esse profissional de telemarketing? 

Algumas qualidades que são requeridas nesse profissional é: entender profundamente os produtos e serviços que sua empresa oferece, saber os diferenciais da sua empresa para o concorrente, um discurso de captação desenvolvido por você ou responsável da área, boa comunicação, empatia, simpatia e outras habilidades afetivas. 

Esse profissional também deve estar capacitado para reações agressivas, já que a ligação pode vir em um momento ruim para o cliente, isso infelizmente é inevitável, o melhor a fazer e manter a calma e usar de estratégias preparadas para esses momentos. 

Esse profissional também pode ser um canal de prospecção poderoso e eficaz, ser um profissional especialista em arrecadação de clientes e sem grandes investimentos. 

Como otimizar esses profissionais?

A resposta dessa pergunta é simples e fácil, tecnologias, a cada dia que passa, mais ferramentas e acessórios surgem para otimizar nosso tempo e rotina. 

Não é diferente com o telemarketing, hoje existem ferramentas que deixam sua telefonia simples, menos custosa e mais eficaz. 

Essas ferramentas são, o PABX na nuvem, uma ferramenta virtual e muito mais econômica e eficaz. 

E claro o Sistema VoIP, uma telefonia via internet que te traz muitos benefícios, uma infinidade de ferramentas integrada, quer saber mais, acesse no home page. 

Melhore seu atendimento

atendimento

O atendimento ao cliente é um dos pontos essenciais em qualquer empresa, é moldar sua empresa internamente para atender as necessidades de seus clientes.

Empresas tem buscado a eficiência no atendimento, isso é ótimo, e mostra como o mercado está funcionando.

As pessoas estão cada dia mais cientes de seus direitos e de sua importância para empresas, tornando a sua conversão e fidelização uma tarefa mais complexa, porém, não impossível. Clientes buscam por empresas que resolvam seu problema com eficiência, empresas que os valorizem e transmitam confiança, seja no serviço ou no produto.

Creio que você já identificou a necessidade de um atendimento eficiente e bem encaminhando, isso é ótimo, mas é só a identificação do problema. Para que você atenda as necessidades de seu consumidor é preciso, determinação, paciência, constância e gerência.

Essa mudança vai acontecer diariamente e não “d’água pro vinho”, não há um tempo determinado para que isso ocorra, cada empresa tem sua singularidade e seu processo.

É claro que essa mudança tem que ser transmitida para sua equipe, se preciso todos os dias, para que eles se acostumem com a ideia, e isso também deve ser colocado de forma que eles entendam.

Mas não se assustem, pois, pessoas que estão acostumadas com uma cultura de atendimento mais bruta, tendem a se incomodarem com mudanças, e como um bom gestor você deve manusear essa situação de uma forma benéfica para a empresa e para o colaborador.

A empresa tem que enxergar o atendimento como uma oportunidade única de fidelizar ou arrecadar o cliente. Algumas empresas até usam o atendimento para vender um produto ou solução para o cliente.

Mas como vou melhorar o meu atendimento? Vamos te mostra isso agora.

Dicas para melhorar seu atendimento

Buscamos algumas dicas para te ajudar nesse problema, são dicas que se aplicadas com eficiência iram trazer resultados, vamos lá?

Atenda os problemas

Assim que o cliente chegar, demonstre toda a atenção e empenho para ajuda-lo em seu problema, seja um problema pequeno ou grande demande o mesmo emprenho para que o cliente se sinta confortável.

Tente compreender qual o problema apresentando, usando perguntas relativas, tendo calma e paciência para ouvir a pessoa que esta do outro lado, após a compreensão do caso, você pensa em uma alternativa.

Ofereça sugestões coerentes que possam auxiliar o cliente, instrua ele no caminho e assim você vai conquistando o cliente, demonstrando eficiência e empatia.

Nunca ofereça soluções que não são possíveis de cumprir, pois, assim o cliente irá perder a confiança em sua empresa.

Linguagem coerente

É importante para o cliente a ideia de estar sendo atendido por pessoas que tenham autoridade para resolver problemas ou passar informações desejadas.

Para que isso se torne possível é necessário que sua equipe tenha coerência no que está falando, que estejam alinhados com a ideia e propostas que a empresa oferece.

Digamos que você oferece planos de internet e o cliente liga para se informar, o funcionário 1 diz que o valor é 87 e o funcionário 2 diz que o valor é 77, isso pode causar um transtorno, deixando o cliente desconfortável, podendo até perder o cliente por falta de organização e comunicação.

Obviamente seus funcionários não são robôs, cada um deles tem sua identidade e isso é bom, pois traz diversidade, maneiras diferentes e inovadoras no atendimento e humanização para sua empresa.

Mas para que isso flua corretamente é necessário que você treine seus funcionários, os direcione e gerencie. Esse posicionamento mais organizado vai trazer conforto para clientes, vai mostrar que vocês são comprometidos e responsáveis.

Feedbacks

Busque receber feedbacks após os atendimentos, com perguntas que avaliem sua empresa e seu atendimento, essa atitude vai trazer alguns registros sobre como sua empresa está na visão do cliente.

É de extrema importância para você compreender onde tem acertado e errado, você pode gerar dados como: perguntas frequentes, dores do cliente, soluções, etc.

Dados que podem se tornar em estratégias/campanhas de marketing e impulsionar o atendimento, já prevendo possíveis problemas e perguntas, assim deixando o trabalho mais simples.

Relacionamento

Muitas vezes clientes querem se sentir em casa, buscam conforto e se você apenas demonstra interesse no dinheiro dele, vai deixa-lo cada vez mais desconfortável.

Para evitar isso, se atente as conversas, busque ajuda-lo, desde o pré até o pós venda, auxiliando-o e otimizando seu atendimento, a tendência é que a cada ligação o atendimento melhore e não que piore.

Entendemos que há clientes que são difíceis, e para aprender a lidar com eles, indicamos que estude e treine seus funcionários com técnicas para esses momentos.

Esse relacionamento pode gerar uma fidelização do cliente e prováveis novos negócios. E isso vem de uma “amizade empresarial” saudável entre as duas partes.

Fique atento ao mercado e suas mudanças para não perder prioridade dos clientes por estar relaxado com seus métodos.

Gerencie reclamações

Não se assuste, toda empresa tem reclamações e na medida que seus clientes aumentam as reclamações tendem a aumentar, sempre haverá o desejo de mais, é um fato, mas o intuito não é te desanimar, é te fazer entender que criticas são oportunidades de crescimento, claro quando elas são criticas controladas, criticas massivas indicam falhas que incomodam seus clientes e são peças chaves para que procurem um concorrente.

Mas como criticas podem ser oportunidades? Se você identificar uma dificuldade do seu cliente em relação ao seu atendimento ou negócio, o próximo passo será buscar uma solução, isso pouco a pouco vai tornando sua empresa completa e preparada para mais clientes.

A um tempo para que essas reclamações sejam verificadas e solucionadas, entre 24 e 48 horas, caso o problema seja mais profundo, cabe ao atendente informar os procedimentos que devem ser tomados.

Se as reclamações começarem a sumir, desconfie, seu cliente pode estar cansado de reclamar e pensando em buscar a solução em outro lugar.

Invista no cliente

Como já dito, o seu cliente deseja ser valorizado, e você precisa estar atento em como vai atender a esse desejo.

Você provavelmente pensou em promoções e brindes, mas não é bem assim, investimentos internos funcionam bem, invista em sua empresa, no atendimento, em seus produtos, serviços e funcionários.

Consequentemente esses investimentos refletem no cliente final, deixando-o cada vez mais valorizado e fidelizado em sua empresa.

Busque ferramentas

E por último e de grande importância, você precisa de ferramentas para proporcionar um atendimento de qualidade e eficiente.

Para isso te indicamos a telefonia VoIP, ela proporciona uma enorme qualidade de ligação, ferramentas que auxiliam seu atendente, um gerenciamento fácil e por um valor bem menor do que a telefonia comum.

Caso queira saber mais sobre VoIP e telefonia em nuvem, acesse nosso site.

Com essa tecnologia em mãos e com a aplicação dessas dicas, temos a certeza de que você vai alcançar ótimos resultados.

Gostou? Veja mais em nosso blog.

O que é telemarketing?

telemarketing

Basicamente é uma estratégia de vendas por telefone, oferecendo serviços e produtos á possíveis clientes. Atualmente foram inseridos no telemarketing o atendimento ao cliente, suporte e cobranças.

O telemarketing tem uma primeira impressão não muito agradável de primeira, isso é fato.

Isso acontece devido a ligações excessivas, falta de assertividade e inconveniência de algumas empresas.

Porém esse cenário está mudando, o telemarketing vem se tornando um excelente meio de relacionamento e captador de leads.

E vamos te explicar o do por que disso.

A definição de telemarketing

O telemarketing é uma forma de marketing direto, apresentando produtos e serviços, o responsável por isso é o call center. Voltado a conversões o telemarketing tem evoluído e criado novas áreas, como o suporte, atendimento ao cliente e cobranças.

O telemarketing tem suas raízes nascendo em meados do século 20, apresentando traços do que é o telemarketing hoje.

Com o tempo o telefone evoluiu e começou a chamar atenção do mercado. Assim nascendo os primeiros operadores de telemarketing, inicialmente eram apenas mulheres, mas depois foi incluído os dois gêneros.

E com a chegada da internet os meios de comunicação se tornaram mais variados, retirando a saturação de apenas telefones, passando a comunicação para redes socias, e-mail, chats e SMS.

E mesmo assim o telemarketing ainda é responsável por grande parte da receita de muitas empresas, ou seja, o telemarketing é muito efetivo.

Você pode perceber isso, pois o telemarketing ainda acontece, se não funcionasse seria um serviço escasso, pelo contrario no Brasil é um dos setores que mais empregam.

Infelizmente esse serviço é conhecido popularmente pelo excesso de mensagens (spam), tornando a rejeição desse serviço algo comum.

Empresas tem repensado suas estratégias de telemarketing, para não perder esse meio de relacionamento com o cliente.

Vantagens do telemarketing

Relacionamento

Os consumidores tem mudado, estão reconhecendo cada vez mais o poder de compra deles.

Eles têm procurado empresas que os valorizem em todo processo de compra, assim criando um relacionamento e gerando confiança para aquisição do produto/serviço.

Informações sempre atualizadas

Com o serviço de atendimento ao cliente as pessoas começam a ligar para conhecerem o produto/serviço oferecido e tirar dúvidas.

Isso também tem bastante impacto caso você possua um 0800 que aumenta esse fluxo de ligações ainda mais.

Com essas ligações você pode atualizar o cliente sobre seus serviços, preços, planos, propostas, além de poder fazer um remarketing.

Confiança

Existem pessoas que desconhecem o autoatendimento ou não se adaptaram a esse tipo de tecnologia.

Optando por um relacionamento humanizado, onde recebem um suporte de uma pessoa capacitada e profissional, mas para atingir esse objetivo é essencial que o call center seja capacitado para essa função.

Assim gerando uma confiança entre esse cliente e sua empresa.

Vendas

Podemos dizer que vendas é a essência do telemarketing, essa ferramenta pode gerar ótimas vendas, negociações e parceiros.

É necessário um profissional treinado para vendas, possuindo estratégias de prospecção e tendo em mente o objetivo final, que é a conversão.

Assertividade

Com as tecnologias de hoje como a gravação de chamadas é possível que você analise seus consumidores.

Com isso você pode criar estratégias mais assertivas e convenientes, pois você pode compreender quais são as dúvidas mais comuns, quais as dores do seu cliente e o que você pode oferecer parar sanar essa dificuldade.

Conclusão

Por mais que muitos achem o telemarketing uma pedra no sapato, ele ainda se prova eficaz e de enorme importância para empresas que compreendem o valor de uma comunicação assertiva, humana e constante.

Saiba mais sobre telefonia em nosso blog.

O que é armazenamento na nuvem?

Armazenamento em nuvem

Como você sabe a internet é o ponto chave das tecnologias de hoje, permitindo a comunicação de pessoas por todo mundo, dando a possibilidade de informação em tempo real e a globalização emergindo consequentemente.

A internet é baseada em comunicação por dados e esses dados precisam de um armazenamento, como se fossem cartas que precisam ser guardadas. Hoje existem variadas maneiras de como armazenar dados de empresas ou usuários, e hoje vamos te mostra o armazenamento em nuvem.

O que é armazenamento na nuvem?

O armazenamento em nuvem se tornou bastante comum na última década, sendo usados no nosso cotidiano, você provavelmente utiliza dessa ferramenta, só não sabe, os serviços mais comuns são Google Drive, iCloud e One Drive.

Resumidamente, você armazena seus arquivos em um HD fora de sua máquina, através da internet. Esse tipo de armazenamento é seguro, pois o servidor é disponibilizado pela empresa que fornece o serviço.

Como funciona o armazenamento na nuvem?

Os provedores dessa ferramenta possuem um servidor que faz a conexão entre os dispositivos pessoais com o Data Center (centro de dados). Considerado por alguns o coração da era digital, o Data Center é um ambiente projetado onde se localizam equipamentos de armazenamento e processamento de dados de uma organização. Projetados com alto nível de segurança, os Data Center abrigam servidores e bancos de dados, demandando grande quantidade de informação.

Ou seja, todas as vezes que você usa uma das ferramentas citadas a cima você está usando um servidor disponibilizado pelo provedor dos serviços.

Armazenamento do futuro

Armazenamento em nuvem já é uma realidade, mas ainda está em expansão, startups como Spotify, Whatsapp e Youtube já utilizam dessa tecnologia há muito tempo e a tendência é que o armazenamento em HDs individuais seja deixado para trás e o armazenamento em nuvem se torne o principal armazenador de arquivos. Isso se dá por inúmeros benefícios que vamos deixar para falar em um próximo artigo.